13 Sep Comment gérer le retour au bureau de vos collaborateurs ? Faut-il adapter son activité ?
Le retour au bureau est ce qui occupe le plus l’esprit des salariés en ce moment. Certains le redoutent, d’autres l’attendent avec impatience. Comment gérer le retour au bureau de vos collaborateurs ?
Pour que cette rentrée se passe bien, il vous faut procéder en plusieurs étapes. Cela vous permettra d’éviter les désaccords et favorisera l’adhésion à votre décision.
Avant :
Communiquer en amont :
Il faut informer vos collaborateurs du retour au bureau dès que possible. Même si vous n’avez pas encore toutes les informations, vous pouvez déjà envoyer un mail pour prévenir de ce retour imminent.
Cela aidera les salariés à s’organiser et surtout à se préparer psychologiquement. Vous pourrez, par la suite renvoyer un mail avec les informations pratiques (date et horaire de reprise, nouvelles règles etc.).
Evitez tout de même le mail de dernière minute la veille du retour au bureau afin que vos employés puissent faire garder leurs enfants, adapter leur agenda etc.
Faire preuve de reconnaissance envers vos collaborateurs :
N’hésitez pas à faire un petit discours, par mail ou en visio afin de remercier vos collaborateurs pour leur investissement au cours de cette période difficile. C’est important car vous allez montrer votre gratitude à vos équipes. Cela aura un impact sur leur mental et leur donnera ce petit coup de boost pour redémarrer l’année.
Rappeler les nouvelles règles sanitaires :
Il est essentiel de rassurer vos collaborateurs sur les conditions de leur retour au bureau. Pour cela n’hésitez pas à faire une communication, voire même à fournir de la documentation. Vos salariés seront plus enclins à revenir au bureau s’ils sont sûrs que leur santé et celle de leurs proches n’est pas mise en danger.
Pensez également à communiquer sur le ou les nouveau(x) processus par rapport à la maladie. Notamment par rapport au Covid, il est important que les salariés connaissent la démarche en cas d’infection afin de limiter la propagation. Vous pouvez faire des rappels tout au long de l’année et fournir de la documentation aux collaborateurs.
Adapter les bureaux :
Pour être conforme aux nouvelles normes sanitaires, pensez à adapter l’agencement de vos bureaux. C’est une tâche qui peut être quelque peu complexe. Il faut d’une part que les restrictions sanitaires soient respectées tant qu’elles sont en vigueur. Mais il faut également que le salarié se sente bien dans son espace de travail afin d’être productif. C’est également l’occasion d’améliorer les espaces de travail de vos collaborateurs, notamment en leur fournissant des équipements plus ergonomiques (chaise, écran, support pour pc etc.).
Faire un point avec les salariés :
Afin que le retour au bureau se passe le mieux possible, il est important de réaliser des entretiens individuels avec vos collaborateurs. Ainsi, vous pourrez évaluer l’état d’esprit de chacun et discuter de la reprise du travail en physique. Pour ceux qui sont le plus anxieux à cette idée, vous pourrez soit le rassurer soit lui proposer du flex-office pour une reprise plus progressive.
Surtout ne négligez pas cette phase de l’avant retour au bureau. Elle est cruciale pour aider les collaborateurs dans leurs « réinsertions » à la vie professionnelle classique. Beaucoup auront un peu de mal et seront même réticents à cette idée. Mais vous pourrez les aider à accepter cette idée en usant de communication et de compréhension.
Pendant :
Organiser une réunion de bienvenue/retour :
Pour que le retour se fasse en douceur, n’hésitez pas à organiser un petit-déjeuner, déjeuner, after-work ou tout autre événement de ce type. Cela permettra à vos salariés de renouer le lien avec leurs collègues dans un cadre moins officiel et strict. Ce moment pourra également être l’opportunité de montrer votre reconnaissance et de faire un petit discours remotivant pour vos équipes.
Donnez de nouveaux objectifs à vos collaborateurs :
Qui dit retour dit aussi réunion pour définir un nouveau plan d’actions. Briefer vos managers sur les objectifs de l’année. Et construisez ensemble votre plan d’action. De cette manière vous intégrerez pleinement vos collaborateurs à la reprise de l’activité de l’entreprise. Ce sera ensuite à vos managers de transmettre votre vision à l’ensemble des salariés.
Veillez à la sécurité des collaborateurs :
Dans les semaines après la reprise du travail en physique, n’hésitez pas à faire des rappels sur les règles sanitaires en vigueur. Toutefois, faites attention de ne pas être dans l’excès, les collaborateurs n’ont pas besoin d’un rappel par semaine. Il vaut mieux également éviter les réprimandes à tout bout de champ, chacun sait ce qu’il doit faire. Si de multiples manquements sont constatés vous pourrez alors convoquer la personne pour lui faire un rappel à l’ordre.
Rester attentif et disponible pour tous les collaborateurs :
Chaque collaborateur ne va pas vivre son retour au bureau de la même manière. Il se peut que pour certain ce soit un soulagement et que les repères reviennent vite. Mais pour d’autres cela pourrait être un véritable combat de reprendre ce train de vie. Nous vous conseillons donc de rester attentif au comportement de vos salariés dans les premières semaines suivants la reprise. Ainsi vous pourrez identifier et aider un collaborateur qui montre des signes de mal-être mais qui n’en parle peut-être pas.
Faire des points réguliers pour mesurer l’évolution de la situation :
Quelques semaines, voire mois après le retour à la normale de l’activité en physique, il est conseillé de refaire des entretiens individuels. De cette manière, vous pourrez évaluer l’état psychologique de vos collaborateurs et proposez des solutions adaptées si besoin. Vous pourrez proposer par exemple du flex office ou bien du total home office.
A ce stade, vous n’aurez plus qu’à être vigilant sur les collaborateurs que vous ne sentez pas complétement impliqué ou à l’aise. Et à veillez à ce que les solutions que vous avez proposées fonctionnent ou non. La suite sera simple, il vous faudra faire des rappels et fournir de l’information à vos collaborateurs concernant les règles sanitaires. Puis à être présent pour ceux qui en ressentent le besoin.
Après :
Organiser des activités de cohésion pour vos collaborateurs :
Une fois que vos collaborateurs se seront réadaptés au travail en physique. Vous pourrez reprendre un rythme de vie professionnelle plus « normal ». Nous vous encourageons tout de même à poursuivre l’organisation régulière (1 à 2 fois par an) de moments de convivialité pour vos équipes. Cela renforcera les liens et la communication entre eux.
Accompagner le salarié dans l’adaptation de son poste/ou dans sa réorientation :
Dans le cas extrême où un salarié ne se plaît plus dans l’entreprise ou sur son poste. Il vous faudra envisager de lui proposer un autre poste plus adapté si possible. Ou bien de l’accompagner dans sa réorientation professionnelle. Vous pourrez simplement offrir une oreille attentive ou quelques conseils.
En somme, vous devez être à l’écoute de vos salariés et rester flexible concernant les méthodes de travail. Ainsi vous préserverez le bien être de vos collaborateurs. Cela vous permettra également de maintenir la productivité de l’entreprise, car un salarié qui est bien dans sa peau est plus productif.