30 Août Optimisez votre budget déplacement professionnel avec quelques actions simples :
Les voyages d’affaires sont un poste de dépenses assez important. Il peut vite devenir démesuré si on ne fait pas attention. Pour faire des économies sur ces dépenses facilement, il existe quelques actions à mettre en place au sein de votre entreprise.
Action n°1 : Optimisez vos dépenses avec une politique voyage :
Il est vivement conseillé d’avoir une politique au sein de son entreprise. Cela permet de réaliser des économies en offrant un cadre aux voyages d’affaires. De cette manière, tout abus sera visible rapidement et un rappel à l’ordre pourra être fait.
De plus en cas de contrôle de la part de l’URSSAF, vous pourrez plus facilement retracer les dépenses voyages et éviter des irrégularités.
Bien entendu, il faut que votre politique voyage soit cohérente avec vos valeurs et avec la culture d’entreprise. De cette manière, elle sera plus facilement acceptée par vos salariés. Soyez vigilant à ne pas être trop restrictif tout de même. Le salarié doit avoir une certaine flexibilité pour ses voyages et surtout un minimum de confort. Si vous avez besoin d’aide pour rédiger votre politique voyage, n’hésitez pas à consulter notre article à ce sujet.
Action n°2 : Optez pour un outil de réservation performant et adapté :
Même si l’intégration d’un outil de réservation dans votre entreprise vous demandera un petit investissement, il vous permettra de réaliser des économies. D’une part, sur les transports et hébergements réservés notamment grâce aux tarifs négociés auxquels l’outil donne accès.
Et d’autre part, sur le temps dédié à la gestion des réservations. Passer moins de temps à gérer les déplacements professionnels vous permettra de consacrer beaucoup plus de temps à d’autres sujets au sein de votre société. De ce fait, le temps, le temps du salarié sera optimisés et concentrés sur des sujets plus « rentables ».
Il vous faudra bien entendu, prendre le temps de choisir votre outil afin qu’il corresponde le mieux à vos besoins. Il devra être simple d’utilisation pour que vos équipes puissent s’en servir facilement et ainsi atteindre cet objectif de gain de temps.
Action n°3 : Faites des reportings réguliers pour optimiser les dépenses :
Afin d’optimiser votre budget voyage il est important de faire des reportings réguliers des dépenses. Cela vous permettra d’identifier quels sont les principaux postes de dépenses (hébergements, repas, transports etc.). Vous pourrez donc identifier les axes qui seront à négocier avec votre fournisseur de solution voyage. Ou bien directement avec les fournisseurs de ces services (Air France, chaîne hôtelière etc.). Nous vous recommandons tout de même de laisser votre fournisseur d’outil de réservation se charger de cette négociation, car il aura plus de pouvoir.
Ces reportings vont également vous permettre de vérifier que votre politique voyage est bien respectés par vos collaborateurs. Dans le cas contraire, vous pourrez vous appuyer sur les données collectées pour faire un rappel de l’importance de la politique voyage et de son respect.
Action n°4 : Vérifiez les différentes modalités de récupération de TVA :
Les modalités de récupération de TVA sont différentes en fonction des moyens de transports et des hébergements. Il est donc intéressant de se pencher dessus. Ainsi vous pourrez récupérer toute la TVA possible, ainsi vos dépenses voyages seront optimisées au maximum.
Nous vous conseillons de confier cette optimisation à votre service comptabilité qui sera le plus à même de la réaliser.
Action n°5 : Etablissez des protocoles pour les situations d’urgence :
La dernière action que vous pouvez mettre en place pour réaliser des économies est un protocole pour les situations d’urgence. En effet, si un de vos collaborateurs est confronté à une de ces situations lors d’un voyage, il est intéressant d’avoir un protocole préétabli.
Cela permettra au salarié d’être guidé et de rentrer en sécurité et à l’entreprise de savoir comment aider son collaborateur. Ainsi il n’y aura pas de dépenses inutiles ou faites dans la précipitation. Le salarié et l’entreprise auront anticipés une situation urgente et préparer des solutions à cette dernière.
Au final, ce protocole d’urgence vous évitera des dépenses inutiles et un stress important pour l’entreprise et son collaborateur. Les voyages n’en seront que plus simples pour tous.