04 Oct Quelles sont les 7 règles d’or du Travel Manager ?
Travel Manager est un métier à forte valeur ajoutée qui nécessite d’avoir une bonne organisation. Pour vous aider dans votre quotidien, voici un récapitulatif des 7 règles d’or pour être un excellent Travel Manager !
Règle n°1 : Assurer une veille sur le marché (Tarifs, nouveaux modes de transports etc.) :
Un bon travel manager doit connaître les pratiques du marché concernant les tarifs mais aussi les modes de transport ou encore les outils utilisés. De cette manière, il peut proposer à l’entreprise et aux voyageurs les offres les plus adaptées au meilleur prix.
Règle n°2 : Choisir le bon outil de réservation, un vrai challence pour le travel manager :
Pour faciliter les process et permettre une gestion des budgets et des voyages plus fluides, les travel managers mettent souvent en place des outils de réservations en ligne. Un outil est intéressant lorsque que la société a un certain flux de voyages par an.
Le choix du SBT (Sales Booking Tools) doit être bien réfléchi car il faut que cet outil soit le plus adapté à votre politique voyage. Ainsi la page de résultats, vous affichera les offres correspondantes à vos règles de déplacements. Vous gagnerez du temps tout en ayant la garantie du respect des budgets. Chez Globéo nous vous proposons une gamme d’outils de réservation comme Traveldoo, Cytric.
Règle n°3 : Anticiper et contrôler les dépenses liées aux déplacements :
Mettez en place certains processus au sein de vos équipes pour pourvoir anticiper au mieux leurs déplacements.
L’anticipation vous permettra de bénéficier d’un tarif qui n’aura pas encore subi l’inflation due aux billets vendus ou à la saisonnalité. En effet, les réservations de dernières minutes coûtent généralement plus cher car la rareté de cette offre pousse les vendeurs à augmenter leurs prix.
Règle n°4 : Un Travel Manager doit veiller au respect de la politique voyage :
Le travel manager doit toujours faire respecter la politique voyage établie au sein de la société, pour cela les paramétrages avec l’agence de voyage sont primordiaux. Cela passe par la vérification des dépenses et des réservations effectués. Pour cela vous aurez des indicateurs visuels sur l’outil qui vous indiquera si la réservation fait partie des conditions de votre politique voyage ou non. Vous avez également la possibilité de mettre en place une approbation systématique des réservations ou bien de programmer l’outil pour qu’une approbation soit nécessaire pour une réservation hors politique voyage. Grâce à ces éléments vous aurez plus de contrôle sur l’ensemble des déplacements.
Règle n°5 : Sensibiliser les collaborateurs à l’utilisation de l’outil
Grâce à la sensibilisation, vos collaborateurs respecteront plus facilement la politique voyage en place. N’hésitez pas à mettre en avant, le gain de temps et la facilité de réservation pour que vos salariés adhèrent à l’outil. Pour assurer le respect de la politique voyage, nous vous recommandons de communiquer également sur les processus de réservations en place. Et pour plus de simplicité la plupart des SBT vous permettent de communiquer en masse à travers des bandeaux, pop-in ou page d’accueil personnalisées.
Règle n°6 : Veillez à la sécurité des voyageurs, une responsabilité de Travel Manager :
Lorsque vos collaborateurs sont en déplacement, ils sont sous la responsabilité de la société. Il est donc de votre devoir de veiller à leur sécurité. Notamment lorsqu’ils sont en voyage dans des zones à risques. L’idéal est de limiter ou de reporter les déplacements dans ces zones. Mais lorsque ce n’est pas possible, il existe certains dispositifs pour protéger vos salariés.
Par exemple, Globéo vous propose un service de géolocalisation, une véritable garantie pour la sécurité de vos voyageurs. Des alertes de sécurité (administrative, sanitaire etc.) pourront aussi vous être envoyées sur l’application mobile liée à votre outil. Grâce à nos partenaires International SOS et SSF, vos voyageurs auront de l’information en temps réel et vous pourrez organiser un rapatriement rapide en cas de besoin.
Nous proposons également une gamme d’assurances voyage qui peuvent être intéressantes notamment en cas de rapatriement urgent du collaborateur.
Règle n°7 : Répondre aux exigences des collaborateurs qui voyagent :
Vous le savez c’est essentiel de pouvoir répondre aux exigences des voyageurs. Grâce à notre large panel d’offres, vous pourrez vous adapter aux demandes de vos collaborateurs. Flexibilité, confort, sécurité nous pouvons répondre à tous vos besoins avec nos services.
Et pour toujours plus de confort pour vos voyages d’affaires, vous pouvez opter pour le suivi via l’application mobile. Vous aurez des infos centralisées en temps réel. Vous pourrez également bénéficier de la réactivité du service client ainsi qu’une politique voyage qui sera adaptée à la typologie de vos déplacements.
Ces règles d’or ne sont bien sûr par exhaustives, chaque entité à sa manière de gérer les déplacements. Chez Globéo nous pouvons nous adapter à vos besoins grâce à nos offres personnalisées. Besoin d’un nouveau prestataire ? Contactez-nous pour définir votre projet voyage !